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「時間がない!」は仕組み化で解決。泉正人流、仕事自動化のススメ

[ Work ]2015/04/15 18:21

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「仕事が終わらない」「忙しくて時間がない」と感じたことはありませんか?

そんなあなたにおすすめしたいのが、泉正人さん著『仕組み仕事術』です。泉さんはこの仕事術を使って5つの会社を経営しつつ、毎日2時間で仕事を終わらせているそうです。

仕事の量は簡単には変えられないかもしれません。でも今からお伝えする簡単な考え方「仕組み」を作って、仕事を今より効率よく仕上げることができれば、泉さんのように毎日2時間で仕事を片付けられるかもしれません。


仕組みとは?

泉正人さんは「仕組み」についてこのように述べています。

「仕組み」とは、「誰が、いつ、何度やっても、同じ成果が出せるシステム」のことを言います

「仕組み」づくりとは、一定のルールに従うだけで、誰がやっても成果の出せるノウハウなのです。


つまりマニュアルやフォーマットなど一定のルールに従うと、自動的に誰でも成果ができるものを仕組みと呼んでいます。

仕組み化とは「考えなくてもいいこと」の自動化

ミーティングの準備やメールのチェック、報告書の作成など…日々の業務の中でルーチンとして、やらなくてはいけないことってありますよね。そのようなことは「仕組み化」すべきことの一つです。

仕組み化とは、「いつもやっていることを、そのたびに考えて行動するのではなく、仕組み通りに動けば、終わってしまうフォーマット」をつくってしまうこと。そうすると、効率的に時間を使うことができます。

筆者は本書のなかで、出張準備を例にあげています。持ち物のリストを作り、リストのものを揃えれば自動的に持っていくべきものを準備することができる、というわけです。

たしかに、毎回毎回同じことをやるのにそのたびに考えながら仕事していたら時間がもったいないですよね。チェックリストや、やらなければいけないことの流れの表など「仕組み」をつくってしまえば、時間短縮にもなりますし、ミスを防ぐこともできます。

電車に乗っている時間を区切って有効活用

私の場合、電車内ですることをある程度「仕組み化」しています。

・◯駅から◯駅までは英語の勉強
・◯駅から◯駅まではメールのチェック
・◯駅から△駅までは読書

というような形で車内での時間の使い方を決めています。電車に乗ってから、「移動時間を何に使おうか」と迷うのではなく、やることをあらかじめ決めておいたほうが時間を有効活用することができ、オススメです。

仕組みは人それぞれ

「仕組み」とは簡単に言うと、その仕組みに従えば、成果を出すことができるものです。そのため、どのような形で仕組み化をするか、ということにルールはありません。「忙しすぎて余裕がない」と思っても、よくよく自分の生活を見つめ直すと、効率よく終わらせることのできるものがあるはずです。

時間はつくるもの。仕組み化によって時間と心の余裕ができれば、仕事もプライベートも充実した人生が待っているはずです。

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心のスイッチ、見つけよう -HAPPYW(ハッピーウー)-