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メールチェックは決まった時間に。最も簡単に生産性を上げる方法

[ Work ]2015/02/09 17:58

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素早く返信するために頻繁にメールをチェックしている方はご注意を!

世界に名だたるコンサルティング組織であるマッキンゼーでは「メールの返信スピードはあなたの評価に直結する」と伝えますし、多くのビジネス書でも同じことを伝えています。しかし、ブリティッシュコロンビア大学の研究によると、驚くことにメールを確認する回数が多くなるほどストレスが激増してしまうそうなんです。

同大学の実験に参加した被験者を以下の2グループに分けました。

1.メールチェックは1日に3回まで。すべての着信通知は切る。
2.好きなだけメールチェックしてもいい。着信通知もそのまま。

その2週間後の結果は、

メールをチェックする回数を制限すると、大事な作業をしている最中の緊張感や、毎日のストレスがやわらぎ、全体的な暮らしの幸福感もアップする傾向があった。

とのこと。一方で、自由にメールをチェックしていた人は、ストレスが激増したのはもちろん、生産性も下がってしまったんだそうです。

その原因については論文に詳細な説明がないのですが、原因の一つとして、頻繁なメールチェックが「マルチタスク状態」を引き起こすからということが考えられます。電話しながらメールをチェックするなど、同時に並行してふたつ以上の作業を進めることをマルチタスクと言います。いったんマルチタスクで作業が中断すると、集中力が元に戻るまでは20分以上もかかってしまうという研究結果があります。

そもそも人間の集中力は、たった2.8秒の邪魔が入っただけでも崩壊してしまうそうです。メールの通知がきてメールを開いただけでも集中力が途切れる、ということが言えるでしょう。

まとめ

以上、メールチェック回数を制限すると、毎日のストレスがやわらぎ、暮らしの幸福感も増し、生産性も上がるというお話でした。

実際何分間隔でチェックすればいいか?というデータはありませんが、集中して仕事をしている時間を邪魔しないよう、パソコンやスマートフォンの通知を切り、メールチェックの時間を明確に決めることは有効です。

メールをチェックする総時間は変わらないかもしれませんが、それ以外の重要な仕事での生産性が向上することで、結果として早く仕事を終えることができ、大事な人との時間を増やせそうですね。

仕事が終わらないと嘆いている方、大事な人との時間を増やしたい方は、今日から、仕事中の「通知」を切り、時間を決めてまとめてメールチェックをされてみてはいかがでしょうか。

pic from flickr
Licensed material used with permission by:Paleothic Man
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Happyw編集部